Проверка кадрового учета

Кадровый учёт — фундамент кадровой безопасности бизнеса. Проверка кадрового учета выявляет до 80% нарушений, которые при плановой или внезапной ревизии ГИТ оборачиваются штрафами до 100 000 рублей на должностное лицо и до 200 000 рублей на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ). В Красноярске за прошлый год инспекция труда провела более 400 проверок: каждая третья завершилась предписанием. «Финансовое крыло» предлагает проверку кадрового учета в Красноярск с финансовой гарантией — если штраф назначат по нашей вине, мы компенсируем его из собственного резервного фонда. Усилим вашу защиту дополнительным кадровым аудитом.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

Что такое проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета — это ревизия всей первичной документации по личному составу: трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении, табелей рабочего времени, штатного расписания, графиков отпусков, личных карточек Т-2. Специалист сопоставляет фактическое состояние дел с требованиями Трудового кодекса, ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов и постановлениям Госкомстата об унифицированных формах. Мы не просто находим ошибки — мы классифицируем каждое нарушение по шкале риска: низкий (технические недочёты), средний (пропущенные подписи, неверные даты), высокий (отсутствие обязательного документа, прямое нарушение статьи ТК РФ).

Часто после внутренней проверки кадрового учета клиенты заказывают и ревизию первичной бухгалтерии, поскольку кадровые и зарплатные данные неразрывно связаны. Для комплексной оценки мы рекомендуем аудит бухгалтерии предприятия: он покажет пересечения ошибок в двух контурах учёта. Отдельно отметим: если в компании более 15 сотрудников, кадровый учёт должен вести специально обученный сотрудник, а не совместитель без профильного образования. По нашей статистике, 70% нарушений приходится именно на организации, где кадры ведёт бухгалтер или секретарь без дополнительного обучения.

Кому нужна проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета востребована организациями, для которых штат — это либо ключевой актив, либо зона потенциальных финансовых потерь. Вот семь типовых ситуаций, когда ревизия окупается в первый же месяц после её проведения.

• ООО на общей системе налогообложения с численностью от 20 человек. Высокая текучесть кадров кратно повышает вероятность ошибок в приказах об увольнении и записях в трудовых книжках.
• ИП на упрощёнке с наёмными работниками. Предприниматели часто пренебрегают графиком отпусков и табелями — а при проверке ГИТ это оборачивается крупными взысканиями.
• Производственные компании с вредными условиями труда. Ошибки в учёте рабочего времени и медосмотрах — прямой путь к административной приостановке деятельности на срок до 90 суток.
• Некоммерческие организации с проектным персоналом. Срочные трудовые договоры требуют безупречного оформления — иначе их признают бессрочными с доначислением всех социальных выплат.
• Компании перед реорганизацией или продажей бизнеса. Кадровые риски снижают рыночную стоимость актива на 5–15% — инвесторы всегда запрашивают Due Diligence персонала.
• Организации, перешедшие на электронные трудовые книжки. При трансформации формата часто теряются записи или нарушается хронология — требуется сверка с бумажным архивом.
• Бюджетные учреждения с сезонной занятостью. Для них критичен точный расчёт отпускного стажа и компенсаций при увольнении временных сотрудников.

Вне зависимости от масштаба бизнеса после кадровой ревизии мы обычно рекомендуем заказать ведение кадрового учета на постоянной основе — это исключает повторное накопление ошибок и снижает нагрузку на внутренний HR-отдел.

Что входит в проверку кадрового учета

Ниже перечислен полный перечень работ, которые выполняют наши специалисты при заказе проверка кадрового учета. Каждый пункт мы согласовываем с заказчиком заранее — базовый объём можно расширить под особенности конкретного бизнеса.

• Экспертиза трудовых договоров и дополнительных соглашений. Проверяется наличие всех существенных условий: место работы, трудовая функция, оплата труда, режим рабочего времени, условия на рабочем месте (класс вредности по СОУТ). Отсутствие любого из этих пунктов — административное правонарушение по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Сверка должностных инструкций со штатным расписанием. Несовпадение наименований должностей в инструкциях и в «штатке» — это основание для признания расходов на зарплату экономически необоснованными при налоговой проверке.
• Анализ приказов по личному составу. Проверяется хронология, номера, даты, основания. Каждый приказ об увольнении сверяется с заявлением сотрудника и обходным листом: расхождения чреваты восстановлением на работе через суд.
• Ревизия табелей учёта рабочего времени. Сопоставляем данные с производственным календарём, приказами о сверхурочных, больничными листами. Ошибка в табеле на одного человека в среднем стоит компании 15 тыс. рублей переплат или пеней по взносам.
• Проверка графика отпусков. Отсутствие утверждённого графика за две недели до начала календарного года — прямое нарушение ст. 123 ТК РФ. Штраф на юрлицо — до 50 тыс. рублей за сам факт отсутствия документа.
• Инвентаризация личных карточек Т-2. С 2021 года форма не обязательна, но если работодатель продолжает их вести, ошибки в стаже и отпускном периоде приводят к неверному расчёту пенсионного стажа и судебным искам сотрудников.
• Аудит трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (СТД-Р). Сверяем бумажные книжки с электронной базой ПФР. Расхождение даже в одной записи — риск отказа в назначении пенсии сотруднику и последующего судебного взыскания морального вреда с работодателя.
• Контроль соблюдения сроков выплаты заработной платы. Проверяем соответствие дат в расчётных листках, платёжных ведомостях и банковских реестрах требованиям ст. 136 ТК РФ. Задержка выплат хотя бы на один день — это материальная ответственность в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.
• Анализ локальных нормативных актов. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о командировках. Устаревшие или противоречащие ТК формулировки могут быть оспорены сотрудниками в КТС или трудовой инспекции.
• Сверка данных о квотируемых рабочих местах. Для организаций с численностью свыше 35 человек обязательно квотирование мест для инвалидов. Отсутствие квоты — штраф до 10 тыс. рублей за каждое незаполненное место.

По итогам проверки вы получите реестр нарушений с categorизацией по критичности. Для оперативного устранения ошибок закажите восстановление бухгалтерского учета — наши специалисты исправят кадровые и смежные бухгалтерские регистры параллельно.

Почему выбирают «Финансовое крыло»

Проверка кадрового учета цена ошибки для бизнеса измеряется не только в рублях штрафов, но и в репутационных потерях. Мы строим работу так, чтобы клиент получал не просто акт ревизии, а юридически значимый документ, который можно предъявить инспектору ГИТ или приобщить к материалам судебного дела.

• 15 лет экспертизы в трудовом праве и кадровом делопроизводстве. Наши специалисты аттестованы ИПБ России и имеют квалификационные аттестаты аудитора — это принципиально для компаний, чья отчётность подлежит обязательному аудиту.
• Более 500 проверок проведено в Красноярске и крае. Мы знаем особенности местного рынка труда и типовые схемы нарушений, характерные именно для предприятий региона: от северных надбавок до вахтового метода работы.
• Финансовая ответственность до 5 млн рублей застрахована в АО «АльфаСтрахование». Полис покрывает прямые убытки клиента, возникшие из-за наших профессиональных ошибок при проверке кадрового учета.
• Ноль штрафов, выписанных по нашей вине за всю историю компании. Это не маркетинговый лозунг, а зафиксированный в договоре показатель — ни один клиент не получил предписание ГИТ по тем нарушениям, которые мы пропустили.
• Собственная методика скоринга кадровых рисков. Мы не просто перечисляем ошибки, а присваиваем каждому нарушению балл по шкале от 1 до 10. В итоговом отчёте клиент видит интегральный показатель кадровой безопасности.
• Конфиденциальность на уровне банковской тайны. Все персональные данные сотрудников обрабатываются в защищённом контуре, соответствующем требованиям ФЗ-152 «О персональных данных». Ни одна запись не покидает пределов РФ.
• Постревизионное сопровождение в течение 30 дней. После сдачи отчёта мы бесплатно консультируем клиента по любым вопросам устранения нарушений. При необходимости оперативно готовим подготовку ответа на требование ФНС, если кадровые ошибки спровоцировали налоговые запросы.

Сколько стоит проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета цена напрямую зависит от численности персонала и глубины ревизии. Мы вывели три тарифа, которые закрывают потребности большинства заказчиков. Точную стоимость рассчитаем после экспресс-диагностики вашего учёта.

Указанные суммы — стартовые. При заключении годового договора на бухгалтерские услуги или бухгалтерский аутсорсинг проверка кадрового учета может быть включена в пакет обслуживания как бесплатная опция.

Как заказать проверку кадрового учета

Процесс от первой заявки до сдачи итогового отчёта занимает от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от выбранного тарифа и численности персонала. Ниже — пошаговый план.

1. Заявка. Оставьте заявку на сайте или позвоните по бесплатному номеру 8 (800) 600-08-86. Администратор уточнит сферу бизнеса, штатную численность и ваши основные опасения. Запишет на бесплатную 20-минутную консультацию с ведущим аудитором.
2. Консультация и экспресс-оценка. Аудитор в телефонном режиме задаст 10–12 скрининговых вопросов, чтобы определить примерный объём работ. Вы получите предварительную смету и договор на электронную почту.
3. Заключение договора и NDA. Подписываем договор оказания бухгалтерских услуг и соглашение о неразглашении. На этом этапе вы можете заказать и обязательный аудит, если ваша организация подпадает под критерии ФЗ-307.
4. Сбор и анализ документов. Мы запрашиваем сканы или оригиналы кадровых регистров. При VIP-тарифе специалист выезжает в ваш офис и работает с документацией на месте. Срок анализа — от 3 до 10 рабочих дней.
5. Подготовка промежуточного отчёта. Формируем реестр нарушений с отсылками к конкретным статьям ТК РФ и КоАП РФ. Каждое нарушение сопровождаем рекомендацией по устранению и сроком, в течение которого это нужно сделать.
6. Согласование и защита отчёта. Проводим zoom-встречу или очную презентацию итогов проверки кадрового учета. Отвечаем на все вопросы, при необходимости корректируем выводы. Передаём финальный отчёт в PDF и Excel.
7. Постревизионное сопровождение. В течение 30 дней вы можете обращаться к нам за разъяснениями и помощью в устранении нарушений. Если потребуется восстановить учёт, мы готовы предоставить постановку бухгалтерского учета с нуля в ускоренном режиме.

Какие документы вы получаете после проверки

Результат проверки кадрового учета — это не устное заключение, а многостраничный пакет документации, имеющий юридическую силу. Вот полный перечень того, что вы получите на руки.

• Договор оказания услуг с указанием объёма работ, сроков и финансовой ответственности сторон.
• Акт сдачи-приёмки, фиксирующий дату завершения работ и отсутствие претензий к качеству.
• Реестр выявленных нарушений — таблица в Excel с колонками: нарушение, статья закона, степень риска, рекомендация, срок устранения.
• Аналитическая записка — текстовый документ объёмом 5–15 страниц с описанием системных проблем и предложениями по перестройке кадрового делопроизводства.
• Паспорт кадровых рисков — итоговая таблица с интегральным скоринговым баллом и графиком динамики рисков по годам (при заказе тарифа VIP).
• Проекты исправленных документов — мы не просто указываем на ошибку, но и предоставляем шаблон правильного приказа или дополнительного соглашения.
• Заключение для внешних пользователей — документ, адаптированный для предъявления в ГИТ, суд или потенциальному инвестору в рамках процедуры финансового аудита (DUE Diligence).
• Счёт-фактура и закрывающие бухгалтерские документы для корректного отражения расходов на услугу в налоговом учёте.

Частые вопросы о проверке кадрового учета

Ниже собрали пять вопросов, которые нам задают в 90% первичных обращений. Если не нашли ответа на свой — позвоните по номеру 8 (800) 600-08-86, консультация бесплатная.

1. Сколько стоит проверка кадрового учета и от чего зависит цена? Базовый тариф для компании с численностью до 15 человек — от 25 000 рублей. Цена растёт пропорционально штату и количеству документов, подлежащих сплошной ревизии. На стоимость также влияет территориальная удалённость — при VIP-тарифе с выездом в районы Красноярского края применяется повышающий коэффициент на транспортные расходы.
2. Какие гарантии вы даёте, что после проверки не будет штрафов? Мы страхуем профессиональную ответственность на сумму до 5 млн рублей. Если в течение 6 месяцев после нашей проверки кадрового учета ГИТ выявит нарушение, которое мы не обнаружили, — мы оплачиваем штраф из страхового покрытия. За 15 лет работы не было ни одного такого случая.
3. Какие сроки проверки для ООО с численностью 30 человек? По тарифу «Стандарт» — 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов. Пять дней занимает анализ, два дня — подготовка отчёта, три дня — согласование и внесение правок. При горящем запросе можем уложиться в 7 дней с наценкой 30% к базовой стоимости.
4. Как начать проверку, если у нас часть документов в бумажном виде, а часть — в 1С? Принимаем документы в любом формате: сканы, фотографии, xml-выгрузки из учётных систем. На этапе консультации аудитор определит, какой массив данных нужен, и предоставит защищённый файлообменник для передачи. При VIP-тарифе наш специалист сам оцифрует бумажные оригиналы в вашем офисе.
5. Что нужно от нас для начала работы? Минимальный пакет: трудовые договоры с допсоглашениями, штатное расписание, приказы по личному составу за проверяемый период, табели и график отпусков. Остальное запросим по мере необходимости. Если параллельно требуется экспресс-аудит бухгалтерского учета, список будет расширен налоговыми регистрами и оборотно-сальдовыми ведомостями.

Начните работать с профессионалами

Каждый день промедления с проверкой кадрового учета увеличивает вероятность штрафа и создаёт риски для репутации компании. Закажите бесплатную экспресс-диагностику уже сегодня — за 20 минут аудитор определит критичные зоны и назовёт предварительную стоимость полной ревизии. Звоните по телефону 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на сайте. Для комплексной защиты бизнеса рекомендуем также ознакомиться с услугами консультации по бухгалтерскому и налоговому учету и экспресс-проверки налоговых рисков.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж работы — 15 лет:

«За годы практики мы выработали жёсткое правило: кадровый учёт проверяется только сплошным методом. Выборочная ревизия 30% документов, которую предлагают многие компании, пропускает системные ошибки в приказах на увольнение и в основаниях перевода работников. Отдельно обращаю внимание на ст. 193 ТК РФ — неправильно оформленное дисциплинарное взыскание почти гарантированно отменяется судом, а сотрудник восстанавливается с выплатой среднего заработка за весь период вынужденного прогула. Проверяйте приказы о дисциплинарной ответственности с особым пристрастием.»